UBND Thành phố Hà Nội và Tổng công ty Hàng không Việt Nam (Vietnam Airlines) giữ vai trò là đơn vị chỉ đạo. Các đơn vị tổ chức lễ hội gồm: Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Du lịch, UBND quận Ba Đình, UBND quận Tây Hồ, Ban Truyền thông thương hiệu Vietnam Airlines, câu lạc bộ Đua thuyền Hồ Tây và Liên đoàn Đua thuyền Việt Nam tham gia vào danh sách. 

Dự kiến, lễ hội có sự tham gia của các đội thuyền rồng quốc tế; các đội thuyền rồng các tỉnh, thành phố trên toàn quốc; các đội thuyền rồng của quận, huyện, thị xã  và doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội.

Để hoàn thành tốt các đầu việc liên quan, bảo đảm tổ chức thành công lễ hội thuyền rồng, UBND Thành phố Hà Nội đã phân công cụ thể hoạt động cho từng đơn vị. Theo đó, Sở Văn hóa và Thể thao là cơ quan thường trực, phối hợp các sở, ban, ngành, đoàn thể thành phố và UBND các quận, huyện, thị xã xây dựng và triển khai kế hoạch tổ chức lễ hội bơi chải thuyền rồng Hà Nội mở rộng giai đoạn 2019 - 2021. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp, hướng dẫn thông tin, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin truyền thông nhằm giới thiệu, quảng bá cho lễ hội. Sở Du lịch chủ động phối hợp cùng Sở Văn hóa và Thể thao, các đơn vị có liên quan trong việc giới thiệu địa điểm lưu trú cho các đoàn về tham dự lễ hội. Xây dựng các tour tham quan du lịch phục vụ các đoàn tham dự lễ hội có nhu cầu. Đặc biệt có kế hoạch giới thiệu, quảng bá những hình ảnh đẹp về phong cảnh, con người Thủ đô, thành phố vì hòa bình. UBND các quận, huyện, thị xã xây dựng kế hoạch tham gia hoạt động của lễ hội, chủ động ưu tiên bố trí nguồn kinh phí triển khai tổ chức và đảm bảo điều kiện các cơ sở vật chất liên quan phục vụ các đội thuyền của địa phương tập luyện, thi đấu… Các quận, huyện có phong trào và truyền thống gồm: Hoàng Mai, Bắc Từ Liêm, Thanh Trì, Ba Vì, Sơn Tây, Đan Phượng, Quốc Oai, Chương Mỹ, Thanh Oai, Ứng Hòa, Mỹ Đức, đảm bảo mỗi đơn vị chuẩn bị 1 đội nam, 1 đội nữ. Khuyến khích các quận, huyện khác (đặc biệt là các đơn vị có vùng sông nước) đầu tư, phát triển phong trào đua thuyền và đăng ký tham gia lễ hội để tạo phong trào rộng khắp trên địa bàn Thủ đô. 

UBND Thành phố Hà Nội cũng huy động sự vào cuộc của Ban Tuyên giáo Thành ủy, Sở Xây dựng Hà Nội, Sở Giao thông Vận tải, Công an Thành phố, Cảnh sát Phòng cháy và chữa cháy Thành phố, Sở Y tế, Sở Ngoại vụ, Sở Tài chính, Tổng công ty Điện lực Thành phố, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam TP. Hà Nội và các tổ chức chính trị - xã hội của thành phố...  trong việc tổ chức lễ hội này.

Lễ hội bơi chải thuyền rồng Hà Nội mở rộng giai đoạn 2019 - 2021 được tổ chức với mong muốn giáo dục lòng tự hào, tự tôn dân tộc và đạo lý “uống nước nhớ nguồn”, thúc đẩy lòng yêu nước, ý chí tự lực, tự cường, đề cao tinh thần đoàn kết và khát vọng hòa bình của các dân tộc Việt Nam. Đây cũng là hoạt động nhằm khôi phục, gìn giữ môn thể thao đua thuyền rồng, quảng bá truyền thống văn hóa lịch sử… đồng thời thúc đẩy việc phát triển phong trào tập luyện môn đua thuyền của cán bộ, chiến sĩ và nhân dân Thủ đô; tăng cường sự hiểu biết, giao lưu đoàn kết các cộng đồng, tổ chức trong và ngoài nước…