Theo đó, Quy chuẩn kử¹ thuật quốc gia nà y được áp dụng đối với cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, cung cấp giải pháp quản lý văn bản và Điửu hà nh nhằm tạo ra giải pháp kết nối các hệ thống quản lý văn bản và Điửu hà nh, khai thác, sử dụng trong cơ quan nhà nước tại Việt Nam. Đồng thời góp phần phục vụ việc kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điửu phối với các tổ chức, doanh nghiệp, cung cấp giải pháp hệ thống trung gian và hệ thống quản lý văn bản điửu hà nh cho các cơ quan nhà nước.
Hệ thống thông tin sẽ được xây dựng với chức năng chính là hỗ trợ việc tin học hóa công tác quản lý, xử lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan nhà nước và theo dõi tình hình xử lý công việc trong cơ quan trên môi trường mạng. Góp phần giảm thiểu công năng giấy tử, đơn giản hoá thủ tục hà nh chính trong công tác quản lý, điửu hà nh.
Mỗi cơ quan tham gia trao đổi văn bản điện tử sẽ được cấp phát một mã định danh ở dạng: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2
Mã định danh có 13 ký tự (bao gồm cả dấu chấm), chia thà nh bốn nhóm, các nhóm phân tách bởi dấu chấm...thể hiện rõ 4 cấp hà nh chính từ Trung ương đến địa phương.
Quyết định số 939/QĐ-UBND xác lập mã định danh của các cơ quan ban thuộc, trực thuộc UBND tỉnh Gia Lai.
Tiếp nhận thông tư của Bộ Thông tin và Truyửn thông đồng thời hướng đến mục đích hoà n thiện hệ thống trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng giữa các cơ quan hà nh chính nhà nước qua hệ thống quản lý văn bản và điửu hà nh của các cấp chính quyửn tại địa phương tỉnh Gia Lai, ngà y 01/9/2016, Sở Thông tin và truyửn thông tỉnh Gia Lai đã có tử trình số 744/TTr-STTTT gửi UBND tỉnh xem xét, quyết định danh sách mã định danh cho hệ thống quản lý văn bản và điửu hà nh của các cơ quan hà nh chính tỉnh Gia Lai.
Ngay sau khi xem xét đử nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyửn thông, ngà y 06/10/2016 UBND tỉnh Gia Lai đã có Quyết định số 939/QĐ-UBND xác lập mã định danh của các cơ quan ban thuộc, trực thuộc UBND tỉnh Gia Lai.
Quyết định nà y là quyết định thay thế cho quyết định 223/QĐ-UBND ngà y 09/03/2016 trước đó đã được UBND tỉnh Gia Lai ký quy định Mã định danh kết hợp với tên miửn dùng chung cho hệ thống quản lý văn bản điửu hà nh của tỉnh Gia Lai.
Danh sách mã định danh trước đây kết hợp với tên miửn chung cho hệ thống quản lý văn bản và điửu hà nh của tỉnh Gia Lai, được tổ chức theo nguyên tắc: Mỗi cơ quan, đơn vị được cấp phát một mã định danh có dạng là Z1Z2.Y1Y2.H21.e-doc.vn
Trong đó: Tên miửn e-doc.vn là tên miửn chung do Bộ Thông tin và Truyửn thông quản lý. H21 là mã định danh của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai theo quy định của Bộ Thông tin và Truyửn thông tại Công văn số 2803/BTTTT-THH. Y1Y2: xác định cơ quan thuộc/trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (cấp huyện, cấp Sở, ban, ngà nh). Y1, Y2 là chữ số từ 0 đến 9. Z1Z2: xác định cơ quan cấp xã, phường, thị trấn thuộc UBND các huyện, thị xã, thà nh phố trên địa bà n tỉnh. Z1, Z2 là chữ số từ 0 đến 9.
Mã định danh nà y được dùng để trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước qua các hệ thống quản lý văn bản và điửu hà nh nội bộ của tỉnh Gia Lai.
UBND tỉnh Gia Lai, Sở Thông tin và Truyửn thông cùng các cơ quan ban ngà nh đang nỗ lực xây dựng chính quyửn địa tử thuận lợi cho người dân khi cần thông tin trên mọi lĩnh vực.
Tuy nhiên, với quyết định số 939/QĐ-UBND ngà y 06/10/2016 của UBND tỉnh Gia Lai, có một chút khác biệt, không gắn tên miửn và o mã định danh. Cùng với đó là phát sinh mã V1V2V3 thể hiện mã định danh hà nh chính các cơ quan thuộc, trực thuộc Trung tâm, Ban Quản lý như là Văn phòng, Ban, Trung tâm, Chi nhánh.
Dựa trên căn cứ, quy định của Bộ Thông tin và Truyửn thông tại thông tư số 10/2016/TT-BTTTT, Quyết định số 939/QĐ-UBND của UBND tỉnh Gia Lai xác định Giá trị của UBND tỉnh Gia Lai là H21, trong đó các giá trị V1V2.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 tương ứng lần lượt là 000.00.00.H21 được hệ thống xác định là Mã định danh của UBND tỉnh Gia Lai.
Các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh như Văn phòng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh, các sở; UBND các huyện Thị xã, Thà nh phố; các Trung tâm, Ban Chỉ đạo, Ban Quản lý và các đơn vị thuộc, trực thuộc tương đương khác sẽ mang giá trị Y1Y2 là chữ số từ 0-9.
Các cơ quan thuộc, trực thuôc các Sở, Thanh tra tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, các Ban như là Trung tâm, Ban Quản lý; Cơ quan trực thuộc UBND huyện Thị xã, thà nh phố; văn phòng, các phòng, UBND cấp xã, Trung tâm, Ban quản lý mang giá trị Z1Z2 là giá trị từ 0-9. Đối với các cơ quan trực thuộc giá trị Z1Z2 được xác định V1V2V3 là chữ số từ 0-9, cụ thể là các cơ quan thuộc, trực thuộc Trung tâm, Ban Quản lý như là Văn phòng, Ban, Trung tâm, Chi nhánh.
Mã định danh sẽ được Bộ Thông tin và Truyửn thông thống nhất quản lý và công khai sử dụng trên phạm vi toà n quốc, tạo điửu kiện tốt nhất cho hoạt động tra cứu thông tin. Mã định danh quy chuẩn nà y không quy định các yêu cầu kử¹ thuật trong việc trao đổi các văn bản mật trên môi trường mạng.
Việc xác lập mã định danh của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc tỉnh Gia Lai góp phần là m cơ sở để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, cung cấp giải pháp quản lý văn bản điửu hà nh và giải pháp kết nối các hệ thống quản lý văn bản điửu hà nh hoà n thiện giải pháp của mình. Điửu nà y góp phần đảm bảo khả năng kết nối, trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau mà cụ thể là sự liên thông 4 cấp, đảm bảo tính hệ thống chặt chẽ trong công tác quản lý hà nh chính nhà nước.
Đồng thời, tạo điửu kiện cho các cơ quan hà nh chính tỉnh Gia Lai hoà n thiện quá trình vận hà nh, sử dụng hệ thống quản lý văn bản điửu hà nh, tăng cường tính chủ động, nâng cao trách nhiệm trong việc đảm bảo tuân thủ của các doanh nghiệp phát triển caÌc hệ thống kết nối, trao đổi văn bản quản lý điửu hà nh.
Trước tình hình hoạt động báo chí ở Gia Lai khá sôi động trong những năm gần đây, với trên 20 cơ quan báo chí cả trung ương, báo ngà nh và địa phương. Trong đó, đội ngũ phóng viên thường trú, văn phòng đại diện tại tỉnh Gia Lai khá đông đảo. Do vậy quá trình xác nhận thông tin tác nghiệp đôi khi gặp không ít khó khăn.
Việc xác định mã định danh trên hệ thống quản lý, trao đổi văn bản điửu hà nh của các cơ quan hà nh chính sẽ tạo điửu kiện thuận lợi cho đội ngũ thông tin tuyên truyửn.
Các cơ quan báo chí có thể thông qua hệ thống kết nối nà y để dễ dà ng bám sát sự kiện, nắm trúng bản chất vấn đử, phân tích và định hướng tư tưởng, hướng dẫn dư luận, thực hiện tốt chức năng thông tin, tuyên truyửn, tránh được việc đưa thông tin trái chiửu, sai sự thật...
Ngoà i ra, đối với các doanh nghiệp, tổ chức trong và ngoà i tỉnh Gia Lai cũng là một khâu mở cửa quan trọng. Việc sử dụng mã định danh giúp các doanh nghiệp dễ dà ng cung cấp giải pháp quản lý văn bản và điửu hà nh, giải pháp kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điửu hà nh. Cùng với đó, tự bản thân các doanh nghiệp, đơn vị sản xuất phải tăng cường tính chủ động, nâng cao trách nhiệm, đảm bảo tuân thủ trong khâu kết nối, trao đổi văn bản với cơ quan hà nh chính để đảm bảo công tác điửu hà nh.
Muốn đạt được thà nh công trong việc áp dụng mã định danh và o công tác quản lý, điửu hà nh hà nh chính, bên cạnh giá trị cốt lõi là các đơn vị cơ quan nhà nước đang vận hà nh sử dụng những hệ thống Quản lý văn bản điửu hà nh thì vai trò của Đơn vị cấp 1 (cấp tỉnh) đóng vai trò khá quan trọng.
Đối với tỉnh Gia Lai, UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Thông tin và truyửn thông, các Sở, ban, ngà nh liên quan chịu trách nhiệm thi hà nh, xác lập khâu vận hà nh bước đầu dựa trên cấu trúc mã định danh đã được ban hà nh theo danh sách nhằm hoà n thiện Hệ thống quản lý văn bản và điửu hà nh của UBND tỉnh Gia Lai một cách sớm nhất và thiết thực nhất. Góp phần phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điửu hà nh của các cơ quan quản lý nhà nước đáp ứng theo Quy chuẩn 102:2016/BTTTT của Bộ Thông tin và Truyửn thông.
Chuyên đử do Mộng Thường “ Văn Long “ Nguyễn Thảo thực hiện
.jpg "Cầu nối xúc tiến chuyển giao công nghệ, kết nối chuỗi cung ứng và thúc đẩy đầu tư hiệu quả")
