Hà Nội triển khai hệ thống nhận chuyển văn bản điện tử

Phó Chủ tịch UBND Thành phố Trương Việt Dũng vừa ký ban hành Kế hoạch số 147/KH-UBND ngày 10/4/2026 về triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội.

Đây là kế hoạch có tính đột phá, thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện của thành phố Hà Nội, nhằm thay thế hoàn toàn phương thức trao đổi văn bản giấy truyền thống giữa cơ quan nhà nước và các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh trên địa bàn.

Kế hoạch không chỉ hỗ trợ đẩy nhanh cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số mà còn giảm chi phí vận hành, rút ngắn thời gian xử lý công việc cho cả các cơ quan nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp.

Kế hoạch này phù hợp với chủ trương của nhà nước Việt Nam về đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, tận dụng các quy định pháp luật mới về giao dịch điện tử (như Luật Giao dịch điện tử 2023) để chuẩn hóa các hoạt động trao đổi thông tin giữa các bên tham gia giao dịch hành chính.

Trước đó, việc gửi song song văn bản điện tử và bản giấy, các hệ thống trao đổi không đồng bộ giữa các sở ban ngành còn gây nhiều lãng phí, khó khăn cho doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước, nên kế hoạch này giải quyết được nút thắt thực tế trong cải cách hành chính của thành phố.

Theo Kế hoạch, toàn bộ văn bản trao đổi của các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường gửi đến tổ chức, doanh nghiệp (chiều từ các cơ quan nhà nước đến tổ chức, doanh nghiệp) phải thực hiện qua Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung, trừ các loại văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc văn bản chuyên ngành mà pháp luật có quy định khác bắt buộc phải gửi bản giấy từ ngày 01/6/2026.

Đồng thời chấm dứt gửi song song bản giấy đối với các loại văn bản đã đáp ứng điều kiện pháp lý theo quy định của pháp luật; trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định khác. Văn bản điện tử gửi, nhận qua hệ thống đáp ứng đầy đủ điều kiện về chữ ký số, định danh điện tử và các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử thì không yêu cầu gửi kèm bản giấy. Phấn đấu 100% doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn được đăng ký, sử dụng hệ thống chuyển nhận văn bản từ ngày 30/4/2026.

Tuyên truyền, vận động thuyết phục về lợi ích ý nghĩa để 100% văn bản giữa tổ chức doanh nghiệp với cơ quan hành chính thuộc Thành phố và ngược lại được gửi, nhận thông qua hệ thống trước ngày 30/6/2026 (cả 2 chiều từ các cơ quan nhà nước đến tổ chức, doanh nghiệp và ngược lại).

Đáng chú ý, các hợp đồng kinh tế được ký kết điện tử giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp, tổ chức; giữa doanh nghiệp với các đối tác, hoàn thành trước ngày 30/12/2026.

Để bảo đảm vận hành hiệu quả, thành phố tập trung xây dựng đầy đủ các chức năng của hệ thống như gửi, nhận, ký số, lưu trữ, tra cứu và theo dõi tiến độ xử lý văn bản. Tích hợp định danh điện tử, chữ ký số, lưu trữ dữ liệu tập trung.

Bảo đảm tích hợp, hỗ trợ đầy đủ các hình thức chữ ký số hợp pháp; đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn thông tin và xác thực điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Xây dựng phương án bảo mật, sao lưu dữ liệu, phòng chống tấn công mạng, vận hành thông suốt của hệ thống và giám sát vận hành hệ thống theo thời gian thực. Phát triển hệ sinh thái số hướng tới phục vụ doanh nghiệp, tổ chức và các Hộ kinh doanh phát triển kinh tế số. Đảm bảo cấu hình, phân quyền sử dụng theo chức năng nhiệm vụ, hướng dẫn sử dụng và khai thác hiệu quả ứng dụng đến các sở ngành, UBND các xã phường và cộng đồng doanh nghiệp.

Xây dựng kế hoạch tuyên truyền về hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước trên trang tin điện tử của Thành phố và các sở ngành; Xây dựng tài liệu hướng dẫn, video; thiết lập tổng đài hỗ trợ; Tổ chức hội nghị, hội thảo hướng dẫn doanh nghiệp; tuyên truyền trên các nền tảng mạng xã hội, báo chí, banner tuyên truyền tại các cơ quan, khu dân cư, các điểm hỗ trợ dịch vụ công số.

Rà soát, điều chỉnh quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản theo hướng 100% điện tử. Ban hành quy trình chuẩn dùng chung cho toàn Thành phố đồng thời bãi bỏ các quy định nội bộ không còn phù hợp, không yêu cầu bản giấy nếu không cần thiết.

Ba nhóm nhiệm vụ này bổ trợ lẫn nhau, tạo nên một kế hoạch hành động toàn diện. Kế hoạch triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung là bước ngoặt trong quá trình chuyển đổi số của Hà Nội, không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí, rút ngắn thời gian giao dịch cho cộng đồng doanh nghiệp, hộ kinh doanh./.