Hệ thống Madrid giúp doanh nghiệp đăng ký nhãn hiệu tại nhiều quốc gia như thế nào?

Khi hàng hóa được xuất khẩu hoặc bán qua sàn thương mại điện tử xuyên biên giới, nhãn hiệu cần được bảo hộ tại chính thị trường đó, vì quyền sở hữu công nghiệp mang tính lãnh thổ. Nếu chưa đăng ký, nhãn hiệu có thể bị đối tác hoặc bên thứ ba nộp đơn trước tại nước sở tại.

Hệ thống Madrid là gì

Hệ thống Madrid là cơ chế đăng ký quốc tế nhãn hiệu do Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) quản lý. Chủ nhãn hiệu nộp một đơn, nộp phí một lần và chỉ định các quốc gia muốn được bảo hộ. Việt Nam là thành viên của Nghị định thư Madrid từ năm 2006; hiện có thể chỉ định bảo hộ tại khoảng 130 quốc gia, bao gồm Liên minh châu Âu.

Điều kiện nộp đơn qua Hệ thống Madrid

Để nộp đơn qua Hệ thống Madrid, doanh nghiệp phải có nhãn hiệu cơ sở tại Việt Nam, tức là nhãn hiệu đã được cấp văn bằng hoặc đơn đang được Cục Sở hữu trí tuệ xử lý. Danh mục hàng hóa, dịch vụ trong đơn quốc tế không được rộng hơn danh mục của nhãn hiệu cơ sở. Chủ đơn là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc có cơ sở sản xuất, kinh doanh thực sự tại Việt Nam.

Vì đơn quốc tế phụ thuộc vào nhãn hiệu cơ sở, bước đầu tiên là kiểm tra nhãn hiệu đã có chủ thể khác đăng ký tại Việt Nam hay chưa. Doanh nghiệp có thể tra cứu nhãn hiệu Việt Nam miễn phí trên cơ sở dữ liệu tracuunhanhieu.com, theo tên nhãn hiệu, nhóm sản phẩm, dịch vụ hoặc chủ đơn, trước khi nộp đơn trong nước. Sau đó nên tra cứu tiếp tại từng quốc gia dự kiến chỉ định.

Quy trình và thời gian

Trước hết, doanh nghiệp soạn đơn quốc tế theo mẫu của WIPO, dịch danh mục hàng hóa, dịch vụ theo Bảng phân loại Nice và lựa chọn quốc gia chỉ định. Đơn được nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ, trực tuyến hoặc tại Bộ phận Một cửa của Bộ Khoa học và Công nghệ; Cục kiểm tra, xác nhận và chuyển đơn đến WIPO.

WIPO kiểm tra hình thức, ghi nhận vào sổ đăng ký quốc tế và thông báo cho các quốc gia được chỉ định. Cơ quan sở hữu trí tuệ của từng quốc gia sau đó thẩm định theo pháp luật nước mình, thường trong thời hạn tối đa 18 tháng. Nếu không có thông báo từ chối trong thời hạn này, nhãn hiệu được bảo hộ tại quốc gia đó.

Chi phí đăng ký

Lệ phí WIPO gồm phí cơ bản 653 franc Thụy Sĩ với nhãn hiệu đen trắng hoặc 903 franc với nhãn hiệu màu, cộng phí cho từng quốc gia chỉ định; nhiều nước áp dụng mức phí riêng theo số nhóm. Ngoài ra, doanh nghiệp nộp phí xử lý đơn tại Cục Sở hữu trí tuệ theo biểu phí hiện hành.

Ưu điểm và rủi ro cần lưu ý

Ưu điểm của Hệ thống Madrid là doanh nghiệp chỉ quản lý tập trung một đăng ký quốc tế và gia hạn một lần cho tất cả quốc gia, mỗi lần 10 năm. Khi mở rộng thị trường, doanh nghiệp có thể chỉ định thêm quốc gia sau khi đăng ký. Nếu đăng ký từ 3 quốc gia trở lên, chi phí thường thấp hơn so với nộp đơn riêng tại từng nước.

Rủi ro lớn nhất là sự phụ thuộc vào nhãn hiệu cơ sở: trong 5 năm đầu, nếu nhãn hiệu tại Việt Nam bị từ chối, hủy bỏ hoặc chấm dứt hiệu lực, đăng ký quốc tế tại các nước chỉ định cũng chấm dứt theo. Với quốc gia, vùng lãnh thổ không tham gia Hệ thống Madrid, doanh nghiệp phải nộp đơn trực tiếp.

Doanh nghiệp cần lựa chọn quốc gia chỉ định và dự tính chi phí có thể tham khảo dịch vụ bảo hộ nhãn hiệu quốc tế của LTV Law hoặc các đơn vị tư vấn sở hữu trí tuệ khác theo nhu cầu.

Căn cứ pháp lý

Nghị định thư liên quan đến Thỏa ước Madrid về đăng ký quốc tế nhãn hiệu năm 1989.

Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, được sửa đổi, bổ sung các năm 2009, 2019, 2022 và năm 2025 (Luật số 131/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/4/2026).

Nghị định 65/2023/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 100/2026/NĐ-CP.

Thông tư 10/2026/TT-BKHCN quy định chi tiết thủ tục đăng ký quyền sở hữu công nghiệp và các mẫu tờ khai.