Trong nhịp sống đô thị hiện đại, một bản hợp đồng đôi khi phải đi qua nhiều phòng ban, nhiều địa điểm và nhiều cấp phê duyệt. Khoảng cách không còn được đo bằng số kilômét, mà bằng thời gian một hồ sơ nằm chờ, số lần phải in lại hay công sức dành cho việc tìm kiếm phiên bản cuối cùng. Vì thế, chuyển đổi số trong giao kết đang trở thành một lát cắt thiết thực của quản trị doanh nghiệp.

Từ chữ ký trên giấy đến một dòng chảy số

Hợp đồng điện tử Viettel - Viettel vContract là giải pháp do Viettel Telecom phát triển, hỗ trợ khởi tạo, gửi, ký, tra cứu và lưu trữ hợp đồng trên môi trường trực tuyến. Thay vì tách rời từng công đoạn, hệ thống hướng tới tổ chức chúng thành một luồng xử lý có thể theo dõi: lựa chọn hoặc tải lên mẫu hợp đồng, thiết lập các bên tham gia, xác định thứ tự ký, gửi thông báo và ghi nhận trạng thái hoàn tất.

Sự thay đổi tưởng như mang tính kỹ thuật này lại chạm đến một vấn đề sâu hơn: cách doanh nghiệp sử dụng thời gian. Khi người có thẩm quyền có thể xem xét và ký tài liệu từ xa bằng phương thức phù hợp, quy trình không nhất thiết bị gián đoạn bởi lịch công tác hay việc luân chuyển hồ sơ giấy. Với các đơn vị có mạng lưới rộng, nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên phát sinh hợp đồng, lợi ích dễ nhận thấy là khả năng giảm thao tác lặp lại và hạn chế tình trạng thất lạc phiên bản.

Tuy vậy, một quy trình số chỉ thực sự có ý nghĩa khi đi cùng kỷ luật vận hành. Doanh nghiệp vẫn cần xác định rõ thẩm quyền ký, luồng phê duyệt, thời hạn lưu trữ và quyền truy cập. Công nghệ giúp nhìn rõ đường đi của tài liệu; chất lượng quản trị mới quyết định đường đi ấy có ngắn và an toàn hay không.

Giá trị nằm ở khả năng kiểm soát quy trình

Theo thông tin giới thiệu của sản phẩm, vContract hỗ trợ nhiều phương thức ký như chữ ký số hoặc xác thực OTP tùy trường hợp sử dụng; đồng thời ghi nhận thông tin và thời gian xử lý. Hợp đồng sau khi hoàn tất được gắn thông tin định danh để phục vụ tra cứu, quản lý. Năng lực ký số lượng lớn và kết nối API cũng tạo dư địa tích hợp với các hệ thống quản trị mà doanh nghiệp đang vận hành.

Điểm cần lưu ý là hợp đồng điện tử không đồng nghĩa với việc bỏ qua các bước kiểm tra. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên rà soát điều kiện pháp lý của từng loại giao dịch; lựa chọn phương thức xác thực phù hợp; quy định trách nhiệm của người tạo, người duyệt và người ký; đồng thời xây dựng cơ chế sao lưu, phân quyền và xử lý sự cố. Luật Giao dịch điện tử năm 2023, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, là nền tảng pháp lý quan trọng, nhưng hiệu lực của một giao dịch cụ thể còn phụ thuộc nội dung, chủ thể, phương thức ký và quy định chuyên ngành liên quan.

Lựa chọn cần được đo bằng hiệu quả thực tế

Chi phí là câu hỏi không thể tách rời khi doanh nghiệp lựa chọn nền tảng. Tuy nhiên, nhìn vào đơn giá của từng hợp đồng là chưa đủ. Một phép tính đầy đủ cần đặt cạnh nhau chi phí dịch vụ, thời gian xử lý, nhân lực hành chính, chuyển phát, lưu trữ, khả năng tích hợp và mức độ hỗ trợ sau triển khai. Doanh nghiệp cũng cần làm rõ giá đã bao gồm thuế hay chưa, thời hạn sử dụng, số lượng giao dịch, phí chứng thực, phương thức ký và các hạng mục phát sinh.

Với nhu cầu tham khảo báo giá hợp đồng điện tử, bảng giá nên được xem như dữ liệu đầu vào cho bài toán tổng chi phí sở hữu, thay vì tiêu chí duy nhất. Quy mô sử dụng càng lớn, việc chạy thử trên một nhóm hợp đồng đại diện càng cần thiết để đo thời gian hoàn thành, tỷ lệ ký thành công, mức độ thuận tiện của người dùng và khả năng kết nối với hệ thống hiện có.

Số hóa để giao kết văn minh hơn

Ở một thành phố đang chuyển động nhanh như Hà Nội, chất lượng của môi trường kinh doanh được tạo nên từ nhiều chi tiết nhỏ: một thủ tục bớt vòng chờ, một tài liệu được tìm thấy đúng lúc, một cam kết được thực hiện minh bạch. Hợp đồng điện tử vì thế không chỉ là câu chuyện của phần mềm. Đó còn là cách doanh nghiệp thiết kế lại trải nghiệm của đối tác, khách hàng và chính đội ngũ của mình.

Viettel vContract có thể là một lựa chọn trong hành trình ấy khi doanh nghiệp cần số hóa từ khâu khởi tạo đến lưu trữ. Nhưng bước chuyển có giá trị nhất không nằm ở việc đưa thật nhiều hợp đồng lên môi trường số trong thời gian ngắn. Nó nằm ở một quy trình rõ ràng hơn, trách nhiệm được nhận diện tốt hơn và niềm tin được bồi đắp qua từng lần giao kết.