Hà Nội: Các tiện ích của 8 ứng dụng chuyển đổi số dùng chung 3 cấp

Như Tạp chí Người Hà Nội đã đưa tin, ngày 3/3, Thành ủy Hà Nội đã khai trương danh mục các ứng dụng chuyển đổi số dùng chung 3 cấp trong các cơ quan Đảng, chính quyền, Mặt trận tổ quốc (MTTQ) và các tổ chức chính trị - xã hội thành phố.

Các ứng dụng này bao gồm Phần mềm quản lý, điều hành: Hệ thống thư điện tử công vụ; Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Phân hệ theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ; Phòng họp không giấy tờ.

Phần mềm quản lý nghiệp vụ bao gồm: Hệ thống xây dựng chương trình công tác và lịch công tác; Trợ lý ảo hỏi đáp văn kiện: Trợ lý ảo hỗ trợ thẩm tra, thẩm định; Chữ ký số chuyên dùng công vụ.

4 ứng dụng phần mềm quản lý, điều hành

Hệ thống thư điện tử công vụ gồm tập hợp hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý thư điện tử, dịch vụ OTP, được tạo lập quản lý, vận hành trên nền tảng hạ tầng, kỹ thuật dùng chung của Thành phố được triển khai tới 3 cấp chính quyền.

Đây là hệ thống thông tin được thống nhất dùng chung cơ bản phục vụ hoạt động quản lý, điều hành các cấp, ngành cho phép các tổ chức, cá nhân, cán bộ, công chức, người lao động trong hệ thống chính trị Thành phố Hà Nội gửi nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Hệ thống Quản lý Văn bản và điều hành dựa trên nền tảng chính quyền điện tử nguồn mở. Hệ thống cho phép dữ liệu được quản lý tập trung với 8 chức năng chính: quản lý văn bản; quản lý thông tin điều hành; quản lý hồ sơ công việc; quản lý lịch đơn vị; quản lý đôn đốc nhiệm vụ; báo cáo thống kê; quản trị hệ thống và các tiện ích. Cách hiển thị rõ ràng và khoa học giúp người sử dụng dễ dàng quản lý luồng văn bản trong suốt quá trình.

Các tiện ích chung cho người sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, đó là: Tích hợp với thiết bị scan; chỉnh sửa văn bản trực tiếp mà không cần tải file; xem nhanh các file tài liệu, văn bản trên hệ thống; ít thao tác xử lý.

Phân hệ theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ có giao diện khoa học và dễ nhìn. Hệ thống có chức năng xem tổng quát các nhiệm vụ đã giao, được giao, phối hợp và theo dõi. Hệ thống cho phép người dùng chọn năm cần hệ thống hiển thị dữ liệu để từ đó không bị sót việc, sốt nhiệm vụ.

Mỗi người dùng sẽ ở một đơn vị nhất định. Trong trường hợp người dùng cần sử dụng nhiều đơn vị, hoàn toàn có thể tự thay đổi đơn vị sử dụng nếu muốn. Đặc biệt, hệ thống hình thành sẵn các mẫu báo cáo mặc định của hệ thống như: Báo cáo văn bản, báo cáo nhiệm vụ liên quan. Hệ thống còn có chức năng báo cáo nhiệm vụ đã được giao, nhiệm vụ đã giao và các nhiệm vụ phối hợp theo dõi.

Phòng họp không giấy tờ là một phân hệ trong hệ thống phần mềm quản lý, điều hành Thành phố được thiết kế để thay thế việc sử dụng mô hình phòng họp truyền thống.

Mục tiêu của phòng họp không giấy là tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, tiện lợi, tiết kiệm thời gian và tài nguyên, quản lý cuộc họp thông minh và thúc đẩy sự tương tác giữa các thành viên trong cuộc họp. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy.

Các tính năng nổi bật so với phòng họp truyền thống: Quản lý cuộc họp thông minh, lịch trình làm việc rõ ràng, dễ theo dõi; dễ dàng chia sẻ tài liệu cho các cá nhân được phân cấp, phân quyền; tiết kiệm giấy và tài nguyên in ấn; giao diện thân thiện, dễ thao tác cho người sử dụng; phòng họp không giấy được tích hợp công nghệ hội nghị trực tuyến, cho phép các thành viên có thể tham gia vào cuộc họp từ xa thông qua videos và âm thanh trực tuyến.

4 ứng dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ

Hệ thống xây dựng chương trình công tác và lịch công tác được xây dựng với 3 mục tiêu chính là xây dựng chương trình công tác và lịch công tác của Thành ủy và quận/huyện/thị ủy trên cơ sở quy trình tiếp nhận, xử lý, phê duyệt. Quản lý chương trình công tác và lịch công tác của Thành ủy Hà Nội giữa lãnh đạo với các ban, đơn vị trực thuộc Thành ủy Hà Nội. Hỗ trợ Thành ủy và quận/huyện/thị ủy theo dõi, báo cáo các nội dung kịp thời.

Hệ thống mang tới 5 tiện ích: quản lý dashboard giúp thống kê số lượng chương trình công tác và lịch công tác; quản lý chương trình công tác; quản lý lịch công tác tuần; tổng hợp, báo cáo; theo dõi tiến độ thực hiện. Hệ thống có đầy đủ phiên bản dành cho máy tính và trên điện thoại thông minh.

Trợ lý ảo hỏi đáp văn kiện, xác định Văn kiện đại hội Đảng là nguồn tư liệu quý qua các thời kỳ, tuy nhiên, khối lượng dữ liệu quá lớn, gây khó khăn cho người muốn tìm kiếm.

Trợ lý ảo hỏi đáp văn kiện là phần mềm tìm kiếm thế hệ mới, có sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) tập trung vào hỏi đáp nhanh thông tin liên quan các lĩnh vực xây dựng Đảng. Phạm vi hỗ trợ của Trợ lý ảo là hỏi đáp văn bản liên quan đến Văn kiện Đảng các thời kỳ của Đảng bộ Thành phố Hà Nội (bao gồm cả văn kiện của Đảng bộ các quận, huyện, thị uỷ qua các thời kỳ).

Do có sử dụng AI, nên càng được sử dụng nhiều, phần mềm sẽ càng hoàn thiện và trở nên thông minh hơn dần dần đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.

Trợ lý ảo hỗ trợ thẩm tra, thẩm định được xây dựng với 5 mục tiêu chính: Ứng dụng trí tuệ nhân tạo nhằm nâng cao độ chính xác. Hỗ trợ phát hiện lỗi sai, mâu thuẫn hoặc thiếu sót trong văn bản để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch.

Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất, giảm thời gian kiểm tra thủ công bằng cách tự động hóa quy trình thẩm định và thẩm tra, giúp rút ngắn thời gian xử lý. Chuẩn hóa quy trình kiểm tra, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các quy định trong việc thẩm tra, thẩm định…

Chữ ký số chuyên dùng công vụ, được sử dụng với 5 mục tiêu: Bảo an toàn bảo mật thông tin trong quá trình thực thi công vụ; đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử; ngăn chặn giả mạo văn bản; tiết kiệm thời gian xử lý văn bản trong quá trình thực thi công vụ.

Ngoài các yếu tố an toàn, chữ ký số còn giúp giảm thời gian và công sức xử lý văn bản, khi người ký số có thể ký văn bản ở bất kỳ đâu, tiết kiệm chi phí in ấn và xử lý văn bản giấy.

8 phần mềm ứng dụng chuyển đổi số này chính là các ứng dụng tiền đề cho việc xây dựng dữ liệu dùng chung nhằm thống nhất quản lý, chia sẻ và khai thác dữ liệu chung tiến tới tích hợp dữ liệu 3 cấp toàn hệ thống chính trị của Thành phố Hà Nội./.