Lịch chuẩn bị quà Tết 2027: Doanh nghiệp cần chốt việc gì, trước ngày nào?
Với đơn quà Tết có in logo hoặc giao đi nhiều tỉnh, ngày chốt đơn ảnh hưởng tới kết quả không kém việc chọn mẫu hộp. Lấy lịch Tết 2027 của một đơn vị quà tặng làm ví dụ, có thể thấy các hạn chót đều dồn về cuối tháng 1, đầu tháng 2, nên bộ phận phụ trách cần tính lùi ngay từ bây giờ.
Bắt đầu từ ngày người nhận cần có quà
Một lỗi thường gặp khi đặt quà cho số đông là xin báo giá trong lúc danh sách người nhận còn thay đổi liên tục. Mỗi lần thêm bớt người, đổi mẫu hay đổi địa chỉ, báo giá và tiến độ lại phải làm lại từ đầu. Cách lập kế hoạch dễ kiểm soát hơn là chốt trước ngày người nhận cần có quà, rồi lùi lại từng bước: khóa danh sách, duyệt mẫu và logo, kiểm tra quà, bàn giao vận chuyển.
Trước khi liên hệ nhà cung cấp, bộ phận hành chính hoặc nhân sự nên có đủ năm dữ liệu: mục tiêu tặng quà, nhóm người nhận, số lượng dự kiến, khung ngân sách và mốc cần hoàn tất. Gửi một bản yêu cầu gọn gồm các thông tin này giúp hai bên làm việc trên cùng một giả định, thay vì nhiều tin nhắn rời rạc khó đối chiếu.
Thời gian chuẩn bị tăng theo số lượng
Mức cá nhân hóa và số lượng quyết định đơn hàng cần bao nhiêu ngày. Theo chính sách Maison Gift công bố cho mùa Tết 2027, mẫu có sẵn không in logo cần 1 đến 2 ngày chuẩn bị. Mẫu có sẵn in logo, dưới 500 hộp, cần 3 đến 5 ngày. Đơn ép logo trên 500 hộp cần 15 đến 17 ngày, còn trên 1.000 hộp là 25 đến 27 ngày. Nếu doanh nghiệp muốn thiết kế hộp riêng, cần cộng thêm thời gian duyệt mẫu, tùy độ khó của thiết kế.
Danh mục quà Tết doanh nghiệp trên website của đơn vị này xếp sẵn các mẫu hộp Tết 2027, giúp người phụ trách khoanh vùng mẫu theo ngân sách trước khi xin báo giá chính thức.
Ba hạn chót cần ghi vào lịch
Lịch Tết 2027 của Maison Gift có ba mốc nhận đơn khác nhau. Đơn in logo, in thiệp nhận đến hết ngày 31/01/2027. Đơn giao đi tỉnh, tức ngoài nội thành Hà Nội và TP.HCM, nhận và giao đến hết ngày 01/02/2027. Mẫu có sẵn tại hai cơ sở Hà Nội và TP.HCM nhận và giao đến hết ngày 04/02/2027. Sau đó đơn vị nghỉ Tết từ 04/02 đến 14/02/2027.
Hai chi tiết nhỏ dễ bị bỏ qua khi tính lịch. Thứ nhất, giao liên tỉnh mất 1 đến 3 ngày, nên đơn đi tỉnh cần bàn giao sớm hơn mốc chót, không nên dồn vào ngày cuối. Thứ hai, giờ làm việc là Thứ 2 đến Thứ 7, từ 8h00 đến 17h00; đơn đặt vào Chủ nhật hoặc ngày lễ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.
Tính lùi cho đơn số lượng lớn
Giả sử một doanh nghiệp cần 1.200 hộp ép logo. Với 25 đến 27 ngày chuẩn bị, muốn hàng hoàn tất trước mốc 31/01/2027 thì thiết kế và số lượng phải chốt chậm nhất là vào khoảng ngày 04/01/2027, chưa kể thời gian duyệt mẫu logo. Đơn 300 hộp in logo chỉ cần 3 đến 5 ngày, nhưng khâu khóa danh sách và duyệt mẫu ở nội bộ vẫn cần dự trù riêng.
Đặt trước 01/01/2027 được cộng thêm 5%
Mốc đầu năm dương lịch còn liên quan tới chi phí. Chiết khấu của Maison Gift tính theo giá trị đơn hàng chưa VAT, và đơn đặt trước ngày 01/01/2027 được cộng thêm 5% cho mọi đơn, kể cả đơn dưới 5 triệu đồng, cộng dồn với bậc chiết khấu, tối đa 30%. Với đơn lớn, thời điểm này cũng trùng với lúc cần chốt để kịp tiến độ, nên hai việc có thể gộp làm một.
Việc cần làm theo từng tháng
Tháng 11: chốt mục tiêu, nhóm người nhận, ngân sách; chọn 2 đến 3 phương án cho mỗi nhóm; gửi một bản yêu cầu báo giá.
Tháng 12: duyệt mẫu, khóa file logo và nội dung thiệp; đặt ngày khóa số lượng nội bộ; chốt đơn trước 01/01/2027.
Tháng 1: kiểm đếm quà theo từng mẫu và từng điểm giao; ưu tiên bàn giao các đơn đi tỉnh trước.
Khi nhận hàng, người phụ trách nên kiểm tra bên ngoài kiện trước, rồi đối chiếu số lượng theo từng mẫu và từng điểm nhận, không chỉ nhìn con số tổng. Một kế hoạch có mốc rõ ràng giúp việc tặng quà Tết diễn ra đúng hẹn, và người nhận có quà trước kỳ nghỉ./.